|
نظام العمرة الإلكتروني
المتكامل (IEUS)
يشكل نظام العمرة الإلكتروني المتكامل (Integrated E-Umra System) ، أو (IEUS) المحور الأساسي للبرمجيات التي تستهدف أتمتة أعمال العمرة . ويحقق
نظام (IEUS) الحل الكلى والمترابط لجميع الجهات ذات الصلة بتنظيم العمرة . كما
يعالج النظام جميع مراحل العمرة من عمل برامج العمرة وتسويقها مع تحديد مواصفات
هذه البرامج ومكوناتها ومستوياتها . كذلك يمكن النظام من تتبع المعتمر من لحظة
طلبه للعمرة وحصوله على التأشيرة ووصوله المملكة وسكنه والخدمات التي تقدم له
وتنقلاته وكذلك الوقوعات الطارئة التي قد تحدث له حتى مغادرته للمملكة . ويتيح
النظام تنسيق الأعمال المشتركة بين الجهات ذات الصلة بالعمرة من حيث تبادل
المعلومات وإدارة العقود المشتركة وتنظيم المعاملات المالية . بالإضافة إلى أن
النظام يشمل تنظيم العمل داخل المؤسسات والشركات والجهات حيث أنه يقدم حلولاً
متكاملة لإدارة جميع الشئون المالية والإدارية داخل المنشأة والمتعلقة بالعمرة .
بالإضافة إلى ذلك تساند
عمليات (IEUS)
مجموعة أخرى من البرمجيات والتطبيقات لمساندة أعمال المنشآت المالية والإدارية
بصورة عامة . ويتكون النظام من قواعد البيانات التالية :
(أ) قاعدة
بيانات مؤسسات وشركات العمرة
(ب) قاعدة بيانات المعتمرين
(ج) قاعدة بيانات الوكالات والشركات السياحية
(د) قاعدة بيانات العاملين في مؤسسات العمرة (القوى
البشرية)
(هـ) قاعدة بيانات الفنادق والشقق المفروشة والمنتجعات السياحية
(و) قاعدة بيانات متعهدي الإعاشة للحجاج والمعتمرين
(ز) قاعدة بيانات شركات النقل والمواصلات
(ح) قاعدة بيانات شركات الطيران و وكالات
السفر
(ط) قاعدة بيانات شركات تأجير السيارات
(أ)
قاعدة بيانات مؤسسات وشركات العمرة :
وتتضمن
بيانات تفصيلية عن كل معتمر من حيث : الاسم – الجنسية – العمر – بلد القدوم – رقم التأشيرة – بيانات المرافقين - تاريخ القدوم – تاريخ المغادرة
– فترة البقاء في المملكة – الأماكن التي قام المعتمر بزيارتها – عدد مرات العمرة
– بيانات شخصية أخرى متعلقة بالعمل والتخصص والمؤهلات والهوايات ومستوى الدخل -
وغيرها من البيانات . ويمكن من خلال التقارير والإحصائيات التي تتولد من البيانات
في هذه القاعدة الخروج بالكثير من المؤشرات عن نشاط العمرة وأعداد المعتمرين
وجنسياتهم ، وعمل الدراسات التي تهدف بالارتقاء بالخدمات المقدمة للمعتمرين .
(ج) قاعدة بيانات الوكالات والشركات السياحية :
وتشمل
بيانات تفصيلية عن الوكالات والشركات السياحية في الدول الأخرى المرتبطة بعقود مع
مؤسسات وشركات العمرة الوطنية لتنظيم حملات العمرة . وتشمل هذه البيانات: اسم
الوكالة أو الشركة السياحية – جنسيتها – مقرها الرئيسي وفروعها – عناوين المراسلات
وأرقام الهاتف - والبرامج السياحية التي تعدها الوكالة – وغيرها من البيانات .
(د) قاعدة بيانات العاملين في مؤسسات العمرة (القوى
البشرية) :
وتشمل
بيانات تفصيلية عن جميع العاملين في مؤسسات وشركات العمرة ، ويشمل ذلك : البيانات
والسمات الشخصية ، الجنسية ، المؤهلات العلمية ، الدورات التدريبية ، الخبرات في
مجال نشاط العمرة ، تقارير الأداء من قبل رؤسائه في العمل ، سجل عدلي عن السوابق ،
سجل عن الإنذارات أو الحسميات التي تلقاها ، وغيرها من البيانات . ويتم تحديث
بيانات هذه القاعدة آلياً من خلال الربط المباشر مع نظم معلومات شئون العاملين
الخاصة بمؤسسات وشركات مؤسسات العمرة
وتحتوي
هذه القاعدة على بيانات تفصيلية عن الفنادق والمساكن المصرح لها بإسكان المعتمرين
وفق التعليمات واللوائح المنظمة للإسكان ، ويشمل ذلك : بيانات صاحب العقار ، تصنيف
العقار من حيث مستوى الخدمة فيه ، بيانات الجهة التي تقوم بإدارة العقار ، عدد
الأدوار والشقق والغرف ، الخدمات المتوفرة ، و أسعار الإقامة لجميع المواسم ،
الموقع ، عنوان المراسلات وأرقام الهاتف ، وغيرها من البيانات . وتعطي هذه القاعدة تقارير مهمة عن أداء الفنادق
والشقق المفروشة المصرح لها بإسكان المعتمرين بما يساند الجهود المبذولة لتطوير
خدمات الإسكان للمعتمرين .
(و) قاعدة بيانات متعهدي الإعاشة للحجاج والمعتمرين
:
وتحتوي
هذه القاعدة على بيانات تفصيلية عن المطاعم وشركات التغذية المصرح لها بتأمين
الإعاشة للحجاج والمعتمرين وفق التعليمات واللوائح المنظمة لذلك ، ويشمل ذلك :
بيانات صاحب المنشأة ، تصنيف المنشأة من حيث مستوى الخدمة فيها ، بيانات التراخيص
بالعمل من وزارة الصحة ومن البلدية ومن وزارة الصحة ، بيانات العاملين في النشأة ،
بيانات التقارير الطبية للعاملين ، الموقع ، عنوان المراسلات وأرقام الهاتف ،
وكذلك أنواع الوجبات التي تقدمها الشركة و أسعارها ، وغيرها من البيانات .
(ز) قاعدة
بيانات شركات النقل والمواصلات :
وتحتوي
هذه القاعدة على بيانات تفصيلية عن شركات نقل الحجاج والمعتمرين ، ويشمل ذلك:
بيانات صاحب الشركة ،فروع الشركة ، بيانات السـيارات و الحافلات من حيث موديلاتها
وأنواعها وعدد مقاعدها ، عنـوان المراسلات
وأرقام الهاتف ، وغيرها من البيانات.
(ح) قاعدة بيانات شركات الطيران و وكالات
السفر :
تحتوي
هذه القاعدة على بيانات تفصيلية عن جميع شركات الطيران العاملة و وكالات السفر
وتشمل : أسماء الشركات و مواقعها و فروعها و أرقام الهاتف والفاكس وعن البرامج
السياحية التي تقوم بإعدادها وتسويقها ،
وغيرها من البيانات .
(ط) قاعدة بيانات شركات تأجير السيارات :
تحتوي
هذه القاعدة على بيانات تفصيلية عن جميع شركات التأجير العاملة في كل مدينة وتشمل
: أسماء الشركات و مواقعها و فروعها و أرقام الهاتف والفاكس وكذلك أسعار تأجير
السيارات وأنواعها والخصومات التي تقدمها
كل شركة ، وغيرها من البيانات .
بالإضافة إلى مجموعة قواعد
البيانات ، يتكون نظام العمرة الإلكتروني المتكامل من مجموعة متكاملة ومترابطة من
وحدات البرامج والتطبيقات تصل إلى تسعة نظم فرعية ومجموعة من التطبيقات المساندة
وهي :
1.نظام إعداد
وتصميم برامج العمرة ( حزم الخدمات )
2.برنامج
تسجيل بيانات المعتمرين
3.برنامج تسجيل
بيانات تأشيرة العمرة
4.برنامج تأكيد
وتسجيل الخدمات
5.نظام تتبع
مسار المعتمرين
6.نظام إسكان
وإعاشة المعتمرين
7.نظام الحالات
الطارئة
8.نظام تصديق
العقود
9.النظام
المشترك والصلاحيات والأمن والسرية
10.التطبيقات المساندة
1.
نظام إعداد وتصميم برامج العمرة ( حزم الخدمات ) : ويستخدم بصورة رئيسة من قبل مؤسسات العمرة
بالتنسيق مع وكالة السياحية في بلد المعتمر حسب الخدمات المطلوبة. وتشمل على
مجموعة الخدمات القياسية ( المعرفة مسبقا من قبل وزارة الحج والمعتمدة من وزارتي
الداخلية والتجارة ) وهي نوع الخدمة ومستوى الخدمة والدرجة وقيمة البيع للوحدة،
وباقي البيانات التفصيلية للبرنامج من أسماء الجهات التي تقدم هذه الخدمات (نقل /
سكن / إعاشة / أخرى ) وتواريخها و عدد المعتمرين المتاحة لهذه الحزمة .. الخ .
2. برنامج تسجيل بيانات المعتمرين ، ويستخدم بصورة رئيسة من قبل الوكالات السياحية في بلد المعتمر . ويتضمن
الوظائف التالية :
- تسجيل بيانات المعتمر
الأساسية لأحد برامج العمرة المتوفرة 0
-
إصدار الفاتورة بتكلفة العمرة
للمعتمر (بعد تحديد نوع ومستوى الخدمة ، وعدد أيام العمرة ، وغير ذلك من
العوامل التي تؤثر على التكلفة)
- الربط مع نظام الأرشيف الآلي
لحفظ صورة عن المعتمر وعن جواز سفره .
- الربط مع النظام المالي للوكالة
السياحية لتسجيل تسديد المعتمر لرسوم العمرة ، أو جزء منها إسال البيانات إلكترونياً
إلى قنصلية المملكة في البلد لغرض طلب استصدار التأشيرة (أو طباعة تقرير بذلك
في حالة طلب القنصلية ذلك ، أو عدم توفر الاتصال الإلكتروني بالقنصلية رسال البيانات إلكترونياً
إلى مؤسسة العمرة في المملكة لتأكيد توفر الخدمات المطلوبة طباعة تقرير عن المتقدمين
بطلب تأشيرة العمرة .
وتقوم
الوكالة بعد تسجيل بيانات المعتمر باستلام جواز السفر من المتقدم مع الصور الشخصية
والمستندات الأخرى ، وترسل جميع هذه المستندات إلى السفارة أو القنصلية السعودية
لإصدار التأشيرة . كذلك تقوم الوكالة بعمل
حجوزات السفر للمعتمر ، ومتابعة مؤسسة العمرة في المملكة للتأكد من توفر الخدمات
التي طلبها المعتمر ( برنامج العمرة ) .
3.
برنامج تسجيل بيانات تأشيرة العمرة ، ويستخدم كذلك بصورة
رئيسة من قبل الوكالات السياحية في بلد المعتمر بعد رجوع جواز السفر من السفارة
السعودية بالموافقة على منح المتقدم تأشيرة العمرة . ويتضمن النظام الوظائف
التالية :
- تسجيل بيانات تأشيرة العمرة .
- الاستعلام عن تأكد بيانات
الخدمات المطلوبة (يتم التأكيد من قبل مؤسسة العمرة من خلال (برنامج تأكيد
وتسجيل الخدمات) .
- تسجيل البيانات النهائية
لرحلة العمرة : رقم الرحلة ، موعدها ، رقم الحجز .
- تسجيل بيانات التقرير الصحي
للمعتمر .
- الربط مع النظام المالي للوكالة
السياحية لتسجيل تسديد المعتمر بقية رسوم العمرة .
- الربط مع نظام الأرشيف الآلي
لحفظ صورة عن بيانات تأشيرة العمرة .
- تنفيذ عمليات ضم أو فصل
مجموعات المعتمرين .
- إرسال جميع البيانات بعد
اكتمالها إلكترونياً إلى مؤسسة العمرة في المملكة .
- طباعة تقرير عن رحلة العمرة
يسلم للمعتمر .
- طباعة تقارير مختلفة عن
مجموعات العمرة ، وأعضاءها ، ومواعيد السفر ، وأماكن السكنى في المملكة ،
وغيرها .
4. برنامج تأكيد وتسجيل الخدمات ، ويتم استخدامه من قبل مؤسسة العمرة في المملكة . ويتضمن الوظائف التالية
:
- إرسال بيانات المعتمر أو
مجموعات العمرة إلى الفنادق والمؤسسات الخدمية الأخرى التي تتعامل معها مؤسسة
العمرة للتأكد من توفر الخدمات المطلوبة .
- تسجيل تأكيد توفر الخدمات
التي طلبها المعتمر (سكن ونقل وإعاشة وخدمات أخرى
إرسال بيانات تأكيد الخدمات
إلى الوكالة السياحية في بلد المعتمر مع بيانات الخدمات التي سيحصل عليها
المعتمر : أسماء الفنادق التي سيسكن فيها في مكة المكرمة والمدينة المنورة ،
فئة الخدمات ووسائل النقل ، .. الخ
- تنفيذ عمليات حجز الخدمات
للمعتمر لدى الجهات المقدمة لهذه الخدمات .
5. نظام تتبع مسار المعتمرين ، ويستخدم من قبل مؤسسة العمرة في المملكة . ويتضمن النظام الوظائف
التالية :
- تسجيل وصول المعتمرين إلى
المملكة .
- تسجيل رقم الداخلية لكل معتمر
.
- طباعة تقرير عن المعتمرين
الواصلين إلى المملكة ومقارنته ببيان المعتمرين المتوقع وصولهم.
- إرسال بيانات المعتمرين
الواصلين إلكترونياً إلى وزارة الحج .
- إرسال بيانات المعتمرين
الواصلين وتقاريرهم الطبية إلى وزارة الصحة .
- إرسال بيانات المعتمرين
الواصلين إلى جميع الجهات المعنية الأخرى بحسب نوع البيانات التي تطلبها.
- الربط مع النظام المالي
لمؤسسة العمرة لتنفيذ التعاملات المالية بين المؤسسة والوكالة السياحية.
- تسجيل بيانات وسائل النقل
التي استخدمها المعتمر .
- تسجيل حركات تنقل المعتمر
وتوقيتاتها .
- إصدار نماذج خطابات وتصاريح
تنقلات المعتمر لاعتمادها من الجهات المعنية .
- الربط مع نظام إسكان
المعتمرين لتسجيل أماكن سكنهم .
- الربط مع نظام الأرشيف الآلي لحفظ
صور عن خطابات وتصاريح تنقلات المعتمر .
- طباعة تقارير عن المعتمرين
المتوقع مغادرتهم خلال فترات زمنية محددة .
- تسجيل بيانات تعديل تاريخ
مغادرة المعتمر (مد صلاحية التأشيرة) .
- تسجيل بيانات المعتمرين
المغادرين فعلياً .
- طباعة تقرير عن المغادرين
ومصادقته من إدارة الجوازات .
- طباعة تقارير عن المعتمرين
الذين تأخروا عن المغادرة في الأوقات المحددة لهم مع أسباب تأخرهم .
- الاستعلام عن المعتمرين بطرق
مختلفة .
- توفير المعلومات على شبكة
الإنترنت لاستعلام من يهمهم الأمر عن المعتمر .
6. نظام إسكان وإعاشة المعتمرين ، ويتضمن الوظائف التالية :
- تسجيل بيانات المساكن المصرح
لها بإسكان المعتمرين .
- تسجيل بيانات أصحاب العقارات
.
- تسجيل فئات المساكن ودرجاتها
وأجرة الغرف بحسب المواسم .
- حصر الغرف المتاحة لكل مؤسسة
عمرة بحسب بنود العقود التعاقدية بين المؤسسة وبين الفنادق ومساكن المعتمرين
.
- توزيع المعتمرين على المساكن
والغرف المتاحة لمؤسسة العمرة بحسب نوع الخدمات التي يطلبها المعتمر .
- تسجيل سكن المعتمر ورقم غرفته
.
- تسجيل مغادرة المعتمر للسكن .
- تسجيل بيانات خدمات الإعاشة
التي يتطلبها المعتمر .
- تسجيل بيانات سكن المعتمر في
المدن الأخرى خارج منطقة العمرة .
- توفير خدمة الاستعلام عن
أماكن سكن المعتمرين .
- طباعة التقارير عن المعتمرين
بحسب أماكن سكنهم .
- الربط مع النظام الفندقي
للفنادق والمساكن التي تستخدم مثل هذه النظم .
- الربط مع النظام المالي
لمؤسسة العمرة .
- إعداد تقارير عن إسكان
المعتمرين وإرسالها إلكترونياً إلى الجهات الأمنية المعنية .
7.
نظام الحالات الطارئة ، ويتضمن الوظائف التالية :
- تسجيل بيانات الأحداث الصحية
التي تقع للمعتمر : مرض ، تسمم ، دخول مستشفى ، .. الخ .
- تسجيل حالات الوفاة : الوقت ،
المكان ، المسببات ، ..
- تسجيل الأحداث التي تقع
للمعتمر : حوادث ، ضياع ، فقدان ممتلكات شخصية للمعتمر ، سرقة أو اعتداء عليه
، ..
- تسديد الحالات التي تحدث
للمعتمر : خروج من مستشفى ، عثور على معتمر ضائع ، عثور على ممتلكات المعتمر
، … الخ .
- توليد التقارير والتبليغات
لإرسالها إلى الجهات المعنية : وزارة الحج ، الشرطة ، وزارة الصحة ، سفارة أو
قنصلية الدولة التي ينتمي إليها المعتمر ، ..
- الربط مع نظام الأرشيف الآلي
لحفظ صورة عن تقرير الوفاة ، والتقارير الأخرى ذات الأهمية.
- توليد تقارير متعددة عن
الأحداث والحالات الطارئة التي وقعت للمعتمرين .
- الاستعلام عن الأحداث
والوقائع بطرق مختلفة .
8. نظام تصديق العقود
، ويتضمن الوظائف الرئيسة التالية :
- تسجيل بيانات العقود الأساسية
بين مؤسسة العمرة وبين الوكالة السياحية و بيانات شيك الضمان المقدم من
الوكالة .
- تسجيل بيانات عقود الخدمات
بين مؤسسة العمرة وبين الجهات المقدمة للخدمة وهي : الفنادق والشقق المفروشة
و شركات النقل و شركات التغذية و شركات التأمين وخدمات أخرى .
- متابعة عمليات المصادقة على
العقود من الجهات المعنية : وزارة الحج ، وزارة التجارة ، .. الخ
- تسجيل التعاملات المالية
المتعلقة بالعقود : الضمانات ، التأمينات المالية ، الدفعات المالية .. الخ
- الربط مع نظام الأرشيف الآلي
لحفظ صور عن العقود ، والخطابات المالية ذات الأهمية .
- الربط مع النظام المالي
لمؤسسة العمرة للتأكد من انتظام العمليات المالية مع متطلبات العقود.
- إرسال بيانات العقود
إلكترونياً إلى وزارة الحج وإلى جميع الجهات ذات العلاقة .
- إصدار وطباعة التقارير عن
العقود .
9. النظام المشترك والصلاحيات والأمن والسرية ، ويتضمن الوظائف التالية :
(1)
تجميع كينونات البيانات
التي تشترك بقية أنظمة المعلومات في الرجوع إليها واستخدامها مع وضع ترميز واضح
ومناسب لها ، وتشمل ( على سبيل المثال لا
الحصر ) :
- الدول والجنسيات .
- المدن في المملكة العربية
السعودية .
- المدن في الدول الأخرى التي
يقدم منها الحجاج والمعتمرون .
- العملات الأجنبية ومعدلات
صرفها بالريال السعودي .
- الأيام والأشهر الهجرية
والميلادية .
- أية كينونات وبيانات مشتركة أخرى
تظهر أثناء فترة تحليل الأنظمة .
(2) توليد رسائل النظام للتخاطب مع المستخدم وتشمل
(على سبيل المثال لا الحصر):
- الرسائل المتعلقة بالعمليات
المتكررة ( إدخال بيانات- حذف بيانات- تعديل بيانات- طباعة ... ) .
- رسائل التعليمات عند حدوث
الأخطاء .
- رسائل المساعدة عند طلبها .
- ترجمة رسائل النظام من لغة
لأخرى .
(3) عمليات أمن العمليات وتحديد الصلاحيات وتشمل :
- جداول أسماء المستخدمين .
- جدول كلمات السر للمستخدمين .
- تحديد صلاحيات كل مستخدم تجاه
كل نظام .
- رصد محاولات العبث بالأنظمة
والدخول غير المشروع لها .
- رصد الحركات على البيانات
الحساسة ( Audit Trail ).
10
. التطبيقات المساندة لمؤسسات العمرة والمؤسسات الأخرى التي تقدم الخدمات
للمعتمرين:
4-1 نظام القوى العاملة
4-2 النظام المالي
4-3 نظام العهد والمستودعات
4-4 نظام استبيانات المعتمرين
4-5 نظام شكاوى المعتمرين
|
